ER MØTET NØDVENDIG?
En gruppe kan i et møte ofte ha bedre ideer, planer og beslutninger enn hvis deltakerne skulle arbeide hver for seg. Dessuten hjelper et møte den enkelte til å forstå gruppens felles mål – og hvordan den enkeltes og alle andres innsats kan bidra til fremgangen.
Stort sett vil møtet skape en forpliktelse overfor gruppens beslutninger hos dem som deltar.
Uenighet og motstand kan forekomme, men for de fleste holder det at deres syn er kommet frem underveis og blitt vurdert.
Møtet viktigste spørsmål er: HVA SKAL DETTE MØTET OPPNÅ?
Alle som er involvert, bør vite svaret på dette. Hva er hensikten med at vi kommer sammen, hva er det vi skal oppnå, hvilke mål arbeider vi mot???
Andre viktige spørsmål kan være: Hvem skal være med (og er nødvendig at er med)? Hvilken informasjon skal deltakerne få på forhånd (og under møtet)? Hvor lang tid skal møtet ta (tidsrammen, start og avslutningstidspunkt!)? Hva skal stå på sakslisten (hva skal prioriteres?)?
AGENDA Den vanligste feilen er å lage sakslisten (eller dagsordenen) unødig kortfattet og presis. F.eks. sier “Markedsføring” lite, mens formuleringen: “Markedsføring og kunnskapsspredning av våre konsulenttjenester til nye markeder – innspill, nytenking og vurderinger”, hjelper deltakerne å danne seg oppfatninger på forhånd.
Det bør også vurderes om sakspapirer kan vedlegges agendaen når den sendes ut.
Poster som krever iderikdom og klar tenking, bør settes blant det første på listen.
TID Møter har en tendens til å være preget av mer aktivitet og oppfinnsomhet i begynnelsen enn mot slutten. Det er ikke mange møter som kan prestere noe særlig av verdi etter 2 timer. Kortere møter og strammere tidsrammer viser seg i praksis å være mer effektive.
Møtet skal begynne presis! Det er bare èn måte å sikre det på – og det er å begynne til fastsatt tid. De som kommer forsent og oppdager at møtet er i gang, vil snart ha lært leksen. Like viktig er det at møtet slutter til avtalt tid. Det vil hjelpe alle i sin tidsplanlegging at de vet når møtet skal være ferdig!
MØTELEDELSE Møteledelsens største synder er: 1) Dårlig forberedelse, 2) Manglende informasjon til deltakerne, 3) Ingen fremdriftsplan eller målsetting, 4) Manglende styring (kontroll) over debatten, 5) Ingen klar oppsummering. Hvis møtelederen makter å unngå disse, er man på vei til et godt resultat. Møtelederen har ansvaret for fremdriften, effektiviteten og at målet med møtet blir nådd (få den best mulige konklusjon snarest mulig).
HVORDAN TAKLE ULIKE MØTEDELTAKERE
De snakkesalige - må kontrolleres / kast ballen til en annen / be om korte “kommentarer”
Få liv i de tause - spør om deres meninger / luft ut spenninger eller fiendtlighet
Beskytt de svake - gi positive kommentarer til deres innlegg / referer til hva de har sagt
SAK – ikke person - konsentrasjon om saken, ikke la deltakerne gå til angrep på hverandre
Forslags”morderen” - pass på, - hvis den som kommer med forslag og ideer blir neglisjert eller latterliggjort, slutter denne kilden snart å sprudle. Ta imot alle forslag med glede – og la alle forstå at selv “dumme” forslag kan adstedkomme ideer som kan gjøre resultatet bedre.
Møtekverulanten - konkretiser hva målsettingen med møtet er. Og hold deg til møteplanen. Forsøk å formidle at respekt og toleranse er viktig for å nå et godt resultat.