Kontoret:
• Hold kontoret låst når du ikke er tilstede, også ved kortere fravær.
Akkreditering:
• Bær ID-kort godt synlig. Ta kontakt med ukjente personer eller personer som ikke bærer ID-kort. Sjekk tilhørighet og hvem de skal besøke. Sørg for å bistå med kontakt med rette vedkommende.
Brannvern:
• Trekk ut støpsel til kaffetrakter og vannkoker når kontoret forlates etter endt arbeidsdag.
Dokumentsikkerhet:
• Sikre sensitive dokumenter i godkjent sikkerhetsskap eller destruer ved bruk av makuleringsmaskin med dobbelkutt.
Arbeidsmiljø og trivsel:
• Et positivt og trivelig arbeidsmiljø forebygger interne utfordringer og unødig tidsforbruk, sikrer driften og legger grunnlaget for økonomisk vekst. Sett av tid til hyppige personalmøter.
Kriseberedskap:
• Sikre at alle i beredskapsgruppen kjenner sin funksjon under en krisesituasjon.
Beredskapsøvelse:
• Sørg for å ha gjennomført en beredskapsøvelse i egen virksomhet. Da er dere bedre rustet til å takle en krise.
Personalmøter og trening:
• Prioriter kompetanseheving for alle ansatte. Utnytt personalmøtene, sett fokus på trivsel, teamfølelse og effektivisering og skap et vinnerteam. Opplæring i HMS-arbeid er lovpålagt.
Konflikthåndtering i jobb og på fritid:
• Tilsynelatende bagatellmessige hendelser kan utløse en konflikt og i verste fall en voldelig handling. Du kan gjennom din adferd unngå at en konflikt eskalerer. Vi har utviklet en "verktøykasse" sammen med våre psykologer som er gratis.
Nedbemanning:
• Legg en god plan med tidsfrister og ansvar i samarbeid med de ansatte. Ha fokus på tett kommunikasjon i alle ledd, at prosessen utføres iht lovkravene og søk faglig og juridisk bistand dersom du føler usikkerhet. Prioriter de menneskelige verdiene - målet bør være at ansatte slutter med et mest mulig positivt fortegn. De vil være virksomhetens beste markedsfører, også etter avsluttet arbeidsforhold.
Hvorfor HMS?
• Et funksjonelt HMS-system bidrar til lavt sykefravær, forebygger tap av verdier, sikrer omdømmet og legger grunnlaget for økonomisk vekst. Gå sammen og bli enige om hvordan dere ønsker HMS-systemet skal fungere.
Mediehåndtering og krisekommunikasjon:
• En klar mediestrategi legger grunnlaget for å sikre omdømmekapitalen under en krise.
Beredskaplan:
• Et planverk med gode tiltakskort, som er innført gjennom enkle holdningsskapende aktiviteter, gir betydelig effekt.
Samarbeid med Politiet:
• Ha en nær dialog med lokal politimyndighet for å sikre at de har eierskap til utfordringene i deres virksomhet. Samarbeid gir økt kriminalitetsforebyggende effekt.
Enkelhet er viktig:
• HMS-systemet må gjøres enkelt og funksjonelt for at det skal fungere i den daglige drift - det handler om at medarbeiderne medvirker.
Kurs og øvelser:
• Korte og hyppige kurs og øvelser gir bedre effekt enn omfattende og sjeldne.
Risikokartlegging:
• En oppdatert risikovurdering er en god investering. Den gir svaret på hva som er sårbart i deres virksomhet og hvilke sikkerhets- og beredskapstiltak som må prioriteres.
Avviksbehandling:
• Meld umiddelbart ifra om feil og mangler på arbeidsplassen. Det reduserer faren for tap og skade.
Sikkerhettiltak kan være en unødig kostbar investering:
• Velg helhetlige sikkerhetstiltak basert på en risikovurdering. Generelt investeres det i for stor grad i tekniske tiltak, hvor de fysiske tiltakene nedprioriteres. Dette resulterer i begrenset forebyggende effekt og unødige skader og tap.
Beredskap og HMS:
• Beredskapstiltak er også del av lovkravene til helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet.
Systematikk:
• Sett HMS i system. Det er kosteffektivt og lovpålagt.
Personalmøtet og kommunikasjon:
• Bruk hyppig "runden" aktivt under innspill, meningsutveksling og erfaringsoverføring. Det sikrer at alle medarbeidere får mulighet til å bidra - ikke kun de som "roper" høyest.
Åpenhet:
• Skap en kultur på arbeidsplassen med stor "takhøyde og som bidrar til at man "snakker med hverandre og ikke om hverandre". Det reduserer faren for personkonflikter og menneskelige tragedier.
Trivsel og markedsføring:
• Trygghet for de ansatt sikrer et positivt rykte. Ansatte som trives på jobb er den beste markedsfører for din virksomhet. Sett fokus på positive holdninger og trivselsfremmede tiltak.
Personalkonflikthåndtering:
• Ta tak i utfordringene før de får utvikle seg til problemer.
Kontantsikkerhet:
• Hold alltid kontanter sikret i låst forsikringsgodkjent verdiskap med elektronisk lås og tidsforsinkelse minimum 5 minutter.
Innbruddsalarmanlegget:
• Legg inn automatisk tilkobling av innbruddsalarmen slik at dere sikrer virksomheten når ingen er tilstede.
Mottak av nye medarbeidere og avslutning av arbeidsforhold:
• Lag en plan som sikrer en positiv start på og avslutning av arbeidsforholdet. Standardisering av rutiner oppleves profesjonelt for ansatte og i markedet.
Rømningsveier:
• Rømningsveier skal være kjent for alle ansatte, være fri og uten hindringer og være merket med rømningsskilt.
Trusler:
• Meld alltid ifra til nærmeste overordnet dersom du blir utsatt for trusler i jobb. Det er viktig å involvere Politiet på et tidlig stadium.
Innføring av HMS-rutiner:
• Heng enkle rutinebeskrivelser på toalettet. Her har dere normalt tid til å lese rutinene.
Ta kontakt for mer informasjon