Hovedtrekkene i prosessen fra aksept av jobbtilbud til din nye medarbeider er vel integrert:
· Fang interesse og fokus umiddelbart etter aksept av jobbtilbudet.
· Vær vel forberedt når medarbeideren ankommer første arbeidsdag.
· Bruk tid på din nye medarbeider etter tiltredelse.
· Forklar og dokumenter at du har planer og forventninger til din nye medarbeider.
Innledning
En jobbsøker som etter en rekrutteringsprosess til slutt får seg presentert et jobbtilbud, kommer i en meget gunstig posisjon. Jobbsøkeren sitter med alle kort på hånden i forhold til å akseptere eller avslå tilbudet. På et gitt tidspunkt vil jobbsøkeren måtte ta en avgjørelse.
Vi forutsetter at jobbsøkeren aksepterer tilbudet.
Dere avtaler nærmere om tidspunkt for tiltredelse. Dette kan gjøres forut for, samtidig med eller etter aksept av tilbudet. Det kan være ryddig å sørge for at arbeidstakeren får tid til å avslutte sin gamle jobb på en ordentlig måte slik at du slipper at vedkommende tar med seg plikter og stress fra den gamle jobben inn til sin nye arbeidsplass hos deg.
I tiden etter aksepten og fram til den nye medarbeideren er vel integrert i din virksomhet, har du som arbeidsgiver og leder en viktig utfordring: Det er i dette tidsrommet du best kan sørge for at din nye medarbeider tiltrer og etablerer seg full av inspirasjon og med tro på ei framtid i din bedrift.
Fra jobbsøkeren sin side vil situasjonen før tiltredelse og i prøvetiden være en periode der mulighetene for å sondere terrenget for alternativer er til stede.
Fang interesse og fokus umiddelbart
Når du har overlevert et tilbud om jobb i din bedrift, er du som arbeidsgiver på defensiven. Du har kastet kortene, satt økonomiske rammer for ansettelsesforholdet og du har formodentlig definert de sentrale arbeidsoppgavene den nye medarbeideren skal få ansvaret for.
Din nye medarbeider kan ha jobb fra før. I så fall kommer vedkommende i en unik posisjon i forhold til å starte forhandlinger om bedre vilkår, mer interessante arbeidsoppgaver og generelt en sterkere posisjon hos sin eksisterende arbeidsgiver.
De oppfinnsomme jobbsøkerne vil naturlig også utnytte tidsintervallet til å sjekke ut muligheten for bedre alternativer enn dét både eksisterende og ny arbeidsgiver kan tilby.
Din oppgave er å fange din nye medarbeiders fokus og interesse.
Jo lengre tid det er til tiltredelse, jo viktigere er det at du kommer på banen fort.
Be medarbeideren inn til et uformelt møte:
Overlever informasjon om arbeidsplass og arbeidsoppgaver.
Presentér vedkommende for de kommende kollegaene.
Kommunisér tydelig hva du forventer deg av din nye medarbeider.
Be vedkommende med på sosiale happeninger.
Er det kurs som kan være aktuelle å gjennomgå før oppstart?
Ta gjerne kontakt over telefonen flere ganger. Vis at du bryr deg om den nyansatte og at du ser fram til oppstart av arbeidsforholdet.
Mer operativ medarbeider
Husk at informasjon som sendes ut til ansatte i mange tilfeller også bør sendes til den nye selv om vedkommende ennå ikke har tiltrådt.
Gjennom å følge opp på ovennevnte måte vil du kunne få en trygghet for at vedkommende virkelig kommer til å stille opp første arbeidsdag som avtalt. En annen nyttig effekt av å følge disse rådene er at medarbeideren får sjansen til å benytte tiden før tiltredelse til å sette seg inn i sine nye arbeidsoppgaver. Denne tiden betaler du ikke for, og du vil kunne få en mer operativ medarbeider fra første dag.
Allerede før tiltredelse vil du kunne danne deg et inntrykk av hvordan vedkommende jobber med hensyn til å ta ansvar for sitt arbeid. Disse inntrykkene kan du ta med deg som erfaringsbakgrunn når du skal ta i mot den nyansatte første arbeidsdag.
Vær vel forberedt
Det er store forskjeller fra arbeidsplass til arbeidsplass på hva som skal forberedes før ansettelse. De største forskjellene får man mellom stillinger som krever en kontorplass og de mer operative stillingene innen for eksempel bygg og anlegg.
Felles for de fleste arbeidsplasser er at nødvendig utstyr skal være tilgjengelig for nyansatte ved ankomst:
Nøkler, adgangskort, skapnøkkel
Klargjort kontorplass
Telefon og telefonlister
PC med brukertilgang og maillister
Rekvisita
Arbeidstøy
Verktøy
Personalhåndbok og/eller rutinebeskrivelser
Som arbeidsgiver bør du ha utarbeidet en kort sjekkliste for hva som skal gjennomgåes ved ankomst. Avtal også tidspunkt for å legge inn personalia i lønns- og personalsystem.
Bruk tid på din nye medarbeider
Det er en stor utfordring for en arbeidsgiver å finne nok tid til nye medarbeidere. Mange er flinke til å sette av tid første og andre arbeidsdag, men så glemmer man seg etter hvert bort.
Altfor mange tømmer ut all informasjon første dag og tror at nye kollegaer forstår alt umiddelbart. Det er viktig med jevnlig oppfølging. Dette skaper trygghet og det utvikler kunnskap og forståelse for arbeidsoppgaver og holdninger i din bedrift.
Ha hele tiden klart for deg at det som er en selvfølge for de etablerte ikke er den samme selvfølge for de nye.
I bedrifter med flere personer på samme nivå, kan det være en metode å gi en av de etablerte i særskilt oppgave å sette av tid til å følge opp den nye medarbeideren, både faglig og sosialt.
Husk at dårlige vaner er vonde å vende. Derfor er det viktig at du allerede fra første dag legger listen for hva som kreves av din nye medarbeider i forhold til kvalitet, arbeidsmoral og holdninger for øvrig.
Forklar og dokumenter forventninger
I de fleste stillinger er det muligheter for utvikling.
Det er viktig at medarbeideren kan se muligheter for utvikling av sin karriere eller sine kunnskaper i den stillingen vedkommende er ansatt i. Dette kan gjøres ved å stille krav til den ansatte, og deretter følge opp med å tilby muligheter for kurs eller karrieremuligheter internt i bedriften dersom den nyansatte griper sjansen. Informer om at det kan ta tid, men at bedriften tar vare på dyktige og arbeidsomme medarbeidere med de rette holdningene.
Husk til slutt at en nyansettelse ikke minst kan vekke deg til å stille krav til deg selv også. Er det uvaner du har som det er på tide å gjøre noe med av hensyn til de som er rundt deg i arbeidsdagen? Nå har du sjansen til å gjøre noe med disse uvanene.