Noen begrep er mer populistiske med kort levetid, mens andre befester seg og har et langt liv, og noen begrep kommer og går. Et eksempel på sistnevnte er begrepet ”prosessledelse” som er et svært dagsaktuelt ledelsesbegrep. Dette begrepet oppsto på 50-tallet av kvalitetsguruen Edward W. Deming, men er nå, 50 år etter, igjen et moderne ledelsesbegrep samt prinsippene bak den siste revisjonen av ISO 9001 standarden for Kvalitetsledelse.
Noe av utfordringen for ledere i dag er å etablere den ledelsesformen som både passer for bedriftens kultur, og som er tidsmessig riktig for å sikre bedriftens konkurransekraft.
Her kommer noen ledelsesbegreper og ledelsesformer.
Total kvalitetsledelse Total kvalitetsledelse (TKL) (eng. TQM = Total Quality Management) er ”en prosess som fokuserer på å tilfredsstille kundens krav gjennom kvalitet av alle aktiviteter som blir utført av en bedrift/organisasjon”. Begrepet har vært kritisert for å være vanskelig å få tak på og for mye brukt i festtaler.
TKL handler om å få etablert en kultur der alle tar ansvar både innad i bedriften og utad mot kunden. TKL innebærer en forpliktelse for bedriften slik at kundens helhetsopplevelse fra kontakt med sentralbord, hjelp fra kundestøtte og til feilfrie leveranser er i henhold til forventningene. TKL betyr at enhver medarbeider i bedriften tar et ansvar internt for å støtte der dette er nødvendig.
I noen bedrifter er det etablert en kultur som kan gjøre seg bekjent av begrepet TKL, mens det i andre bedrifter ikke eksisterer en slik kultur.
Det er ikke usannsynlig at det er bedriftens eiere og ledelse, samt rekruttering av medarbeidere med de rette personlige kvaliteter, som er forutsetningene for å etablere en slik kultur. Det sies at mål på oppnåelse av totalkvalitet er oppnåelse av ledelsens mål.
Felles for noen av de bedriftene som har denne kulturen er at disse bedriftene har ledere med gode menneskelige egenskaper. Dette smitter over på organisasjonen og bidrar til den kulturen som er nødvendig.
Prosessledelse Prosessledelse kjennetegnes med en tverrfaglig lederrolle for alle aktiviteter som inngår i verdikjeden i en prosess. De bedriftene som går over til en prosessorientert ledelsesform, må ofte gjennom en organisasjonsendring av mellomledernivået, hvor disse lederne blir prosessledere eller overtallige.
Prosessledelse defineres også for støtteprosesser (f.eks. innkjøp, IKT, økonomi o.l.). En prosessledelse er en moderne ledelsesform som er fokusert på prinsippet om kontinuerlig forbedring.
Hvis denne ledelsesformen skal kunne fungere, må prosessledere (eller prosessteamene) få fullmakt og myndighet til å beslutte tiltak og forbedringer i hele prosessens verdikjede. Typisk kan dette være at prosessledere stiller krav til hvordan produksjon, innkjøp, produktutvikling, kundestøtte o.s.v. skal fungere i forhold til prosessen.
Strategisk ledelse Strategisk ledelse er et av de begrepene som bør inngå i en bedriftsledelse. Strategisk ledelse er å etablere en strategiprosess der både langsiktige og mer kortsiktige mål inngår. Typisk er man fastsetter en 5-årsplan som brytes ned til 3- og 1-årsplaner hvor 1-årsplanen er den operativt styrende, men som inkluderer 3- og 5-årsaktiviteter. 1-årsplanen fornyes hvert år samtidig med en revurdering av 3- og 5-årsplanen. Strategisk ledelse omfatter også en målstyringsprosess hvor de strategiske mål brytes ned til operativt nivå, og måloppnåelse følges periodisk opp.
Strategisk ledelse i dag bør inngå som et av ledelsesprinsippene i en bedrift/organisasjon. 1-årsplanen kalles ofte plan for taktisk ledelse.
Operativ ledelse Operativ ledelse er dag-til-dag-ledelsen og utføres av de som har ledelse av aktiviteter, fagområder eller prosesser og delprosesser. Operativ ledelse fastsettes i 1-årsplanen, som brytes ned til handlingsplaner med måloppnåelse som vanligvis rapporteres på månedlig basis. Det må være en rød tråd fra strategisk ledelse til operativ ledelse.
Aktiviteter (handlingsplaner) på operativt nivå består ofte av aktiviteter som bygger opp under de strategiske mål og aktiviteter som besluttes på operativt nivå. Hvis det er behov for prioriteringer av handlingsplaner på operativt nivå, bør de aktivitetene som bygger opp under bedriftens strategiske mål prioriteres.
HMS- og Miljøledelse HMS- og miljøledelse handler om ledelse og ”prosesseierskap” til de systemer og prosesser som inngår i HMS-arbeidet. I dette inngår:
- Sørge for at alle miljøaspekter i bedriften blir kartlagt
- Sørge for at HMS-systemet ivaretar måloppnåelse av bedriftens mål innen HMS
- Sørge for at myndighetskrav etterleves i bedriftens forretningsvirksomhet
- Sørge for at HMS-systemet ivaretar en kontinuerlig forbedring
- Sørge for at verneorganisasjonen og vernearbeidet inngår som en del av HMS-systemet
- Et aktivt samarbeid med bedriftens ledere, de ansattes organisasjon og tilsynsmyndigheter
Vi ser at det er store krav til HMS og miljøledelse, og funksjonen har vesentlig betydning for bedriftens eksistens og fremtidige utvikling.
Personalledelse I alle organisasjonsformer vil det være behov for personalledelse. De som har etablert en hierarkisk organisasjon følger som regel hierarkiet i den personale oppfølgingen mht kompetanseutvikling, lønnsfastsettele o.s.v. Ved matriseorganisasjoner og prosess- og teambaserte organisasjoner er ikke dette like klart. Personalansvar kan også her følge en matrise eller et prosesskart, men dette er ikke like selvfølgelig. Ofte må man etablere et hierarki på siden av en matrise eller prosessorganisasjon som ivaretar personalledelsen.
Det bør vurderes å fastsette personalansvar på prosess- eller teamnivå eller i nært samarbeid med ledere på dette nivået. Sistnevnte gjelder spesielt ansvar for kompetanseutvikling.
Organisasjon og ledelse består både av organisasjonsformer og ledelsesbegreper.
Bak kravene i de nevnte standardene ISO 9001 og ISO14001 ligger det mange ledelsesprinsipper som kan være nyttige for å etablere eller forbedre en organisasjon med sunne ledelsesmetoder. Det gjelder på dette området som på så mange andre områder, man må prøve og feile til man kommer til et godt resultat.