Å forstå den eksterne konteksten kan for eksempel være:
Behov for og forventninger fra eksterne premissgivere, inkludert kunder er for eksempel: Juridiske, teknologiske, konkurrenter, markedsrelasjon og posisjon, kulturelle, sosiale og økonomiske miljø, enten om det er Internasjonale, nasjonale regionale eller lokale.
Å forstå den interne konteksten kan for eksempel være:
Organisasjonens prosesser, interaksjon mellom prosessene / forretningsstrukturen og omfanget av disse, typer produkt og tjeneste som skal leveres, verdier, kunnskap, mål og organisasjonens ytelse.
Erfaringer
De mest effektive organisasjonene har allerede lykkes med å overvåke og tilpasse seg til eksterne og interne, positive og negative forhold som kan ha en innvirkning på styringssystemet og derav en suksessfullt virksomhet.
Andre virksomheter gjør også dette, men ikke systematisk. Det finnes liten eller ingen dokumentasjon på hvorfor virksomhetene lykkes, men de vil gladelig fortelle om det. Det er færre som ikke vil, eller kan fortelle. De kan ikke fortelle for de eksisterer ikke lengre.
Mange virksomheter følger lovverket på det som direkte angår deres virksomhet. Og ofte bruker fordelene for det det er verd ut i markedet og mot konkurrenter. Det som vi dessverre ser mye av er at det overordnede lovverket er lite kjent, da det ikke er en del av organisasjonens kjernevirksomhet. Hva mener vi med det!? Banale eksempler er banale, men lette å forstå.
For å kjøre bil, må du ha sertifikat. For å få sertifikat må du kunne veitrafikkloven. For å læreveitrafikkloven må du gå på trafikkskole. I tillegg er det alderskrav. Mange er dyktige til å kjøre bil teknisk sett, men kan ingenting om veitrafikkloven.
En annen ting er forståelse av virksomhetens prosesser. Vi har sett mange misforståtte eksempler, også fra “fagpersoner”! Alt består av prosesser. Bake en kake, lage en fuglekasse, eller bygge en plattform. Det er forholdsvis enkle prosesser. Ikke lag prosessene for kompliserte, identifiser aktivitetene, fordel ansvar og myndigheter, ha riktig kompetanse, ha resurser tilgjengelige, forstå hvor en delprosess slutter og en annen begynner. Lever produktet og tjenesten til kunden, slik kunden forventer det. Forstå hva kunden forventer!
Revisjonskontroll
Det er ingen krav til dokumentert informasjon (prosessene bør være dokumentert) som skal bevise samsvar med kravet 4.1 i standarden. Ofte vil det allerede eksistere og kan derfor støtte uttalelser som blir gjort i en revisjon. For eksempel eksisterer det:
Forretningsplan
SWOT / SOFT analyse
Konkurrent analyse
Forretningsstrategi
Rapport til aksjonærer
Økonomiske rapporter og budsjetter
Undersøkelser og rapporter
Undersøkelser om ansattes engasjement
Referat fra Ledelsens Gjennomgåelse
Handlingsplaner
Organisasjonens øverste ledelse bør kunne svare for og bevise organisasjonens etterlevelse til denne delen av standarden, grunnet at kravet er på ett høyt nivå.
Hva kan Ipsum AS bidra med?
Rådgivning og bistand til kartlegging
Verktøy til kartlegging som SWOT analyse og oversikt som er enkle å benytte og oppdatere.
Les mer på: www.ipsum.no