Det er langt færre organisasjonsformer enn det er ledelsesformer i organisasjons- og forretningsverden i dag. Organisasjonsformene svinger fra de rent hierarkiske til rendyrkede matriseorganisasjoner. Matriseorganisasjoner finnes ofte som prosess- eller teambaserte organisasjoner. F.eks. en prosjektorganisasjon kan kalles en matriseorganisasjon.
Hierarkisk organisasjon Dette er den organisasjonsformen vi antagelig kjenner mest til. Organisasjonsformen har ofte mange ledelsesnivåer med f.eks.:
- administrerende direktør
- direktører
- seksjonsledere
- avdelingsledere
- gruppeledere
- formenn
Vi ser at denne organisasjonsformen lett kan få en ”siloeffekt” som kjennetegnes med en lang kommunikasjonsvei fra toppledelsen til den operative virksomhet. I større bedrifter og konsern vil vi fortsatt ha denne hierarkiske formen for organisasjonsledelse, selv om den som rendyrket organisasjonsform er mer egnet til personalledelse enn til operativ ledelse av forretningsvirksomhet. Det er eksempler på at selv store konsern med 4-5000 ansatte har en organisasjonsstruktur med kun 2-3 nivåer. Det er høye administrative kostnader ved denne organisasjonsformen.
Matriseorganisasjon Det er sjelden man finner rene matriseorganisasjoner. De er ofte en kombinasjon av en hierarkisk organisasjon og en matriseorganisasjon. En prosjektorganisasjon kan være et eksempel på dette, hvor prosjektet er en matrise og styringsgruppen til prosjektet representerer hierarkiet.
Det sies at matriseorganisasjoner, og spesielt teamorganiserte organisasjoner er effektive og fungerer bra, men de må ha en overordnet styring. Dette er en naturlig følge av at et team eller en prosessorganisasjon er fokusert på å lede og optimalisere de mål som er satt, og ikke til å vurdere eget eksistensgrunnlag. Et eksempel på dette er produksjonsteam der teamet kan bli det beste i verden til å produsere et produkt, men ikke kan se endringer i markedet som tilsier at de f.eks. må endre produktet.
Prosessbasert organisasjon Prosessbasert organisasjon er en form for matriseorganisasjon hvor alle funksjoner defineres som prosesser. Dette er prinsippet bak de ledelsesstandardene som kommer fra f.eks. ISO (International Organisation for Standardization) kjent som ISO 9001 for kvalitetsledelse og ISO 14001 for Miljøledelse. Det skal ofte en lang tilpasning og modningsprosess til for å gå over fra en hierarkisk organisasjon til en prosessrettet organisasjon. Dette er en organisasjonsform som har mange fortrinn og sikrer at ikke suboptimalisering forekommer.
En prosessbasert organisasjon er egnet for å bryte ned barrierer som kan forekomme mellom forskjellige funksjoner, og derav kan vi få en strømlinjet og effektiv prosess.
Ved etablering av prosesser internt i bedriften starter gjerne diskusjonen om ”input” og ”output” fra de enkelte prosesser. Her har vi muligheten til å etablere interne kunde-leverandørforhold. Ved et internt kunde-leverandørforhold kan man etablere gjensidige avtaler om hva som skal leveres og til hvilke betingelser som kan føre til besparelser.
Det er et eksempel på at en bedrift som gjennomførte kunde-leverandørmøte internt mellom IT-avdelingen og de øvrige prosesseierne, reduserte sin programvare fra 47 programmer til 17. Slik kan man fortsette i de resterende delene av bedriften for innkjøp, produksjon, kvalitetssikring, lager, service o.s.v. og oppnå store besparelser.
Utfordring Utfordringen for en ledelse i dag er å finne balansen mellom utvikling og forbedring av de enkelte forretningsprosesser, samtidig som man sikrer organisasjonens fremtid med styring mot langsiktige mål.
Dagens standarder for ledelsessystemer setter bedriftens ledelse i sentrum for en kontinuerlig forbedringsprosess med produktrealisering som hovedprosess med sterke relasjoner mot kunde.
Flere av de store, internasjonale konsernene i dag har etablert sterke matriseorganisasjoner med forretningsområder der den operative ”ledelsen” er internasjonal. ABB AS og Alstom Power AS er eksempler på dette.