For å jobbe med kvalitetsforbedring trenger man metode og datagrunnlag. Det er mange metoder for kvalitetsforbedring, og det er viktig å velge en metode som er enkel, og som kan brukes uten store forkunnskaper. I enkelte tilfeller kan det selvfølgelig være behov for mer kompliserte metoder, f.eks. ved kvalitetsforbedring av kompliserte produksjonsprosesser.
Men for de fleste er en enkel metode det beste verktøyet.
Under navigasjonslinken kvalitet: kvalitet finner du en webside om kvalitetsguruene. Der kan det være en del å hente innen emnet kvalitetsforbedring.
La oss se på en metode som er genial i sin enkelhet.
A3 modell (A-3 står for at man bruker et A3 skjema!) Prosessen er genial i sin enkelhet. Når det har oppstått et problem:
1. Det velges og leder og deltakere til en A3 gruppe.
2. Leder av A3 gruppa gjennomfører møter med gruppa og evt. andre som er involvert der forbedringsbehovet har oppstått.
3. A3 skjemaet fylles ut etterhvert som man analyserer problemet/avviket og det foreslås tiltak i en demokratisk prosess.
Tiltakene legges frem for ledelsen som beslutter iverksetting. A3 gruppa tenger nødvendigvis ikke være den som gjennomfører forbedringstiltaket.
Eksempel på en A3 prosess: For AS Fremskritt har det oppstått et alvorlig problem i produksjonsfasen. Ledergruppa har bestemt å nedsette en A3 gruppe, som leverer sin A3 dokumentasjon etter 3 uker.
A3 = Forbedring av prosjektering Problem:
Det er for mange endringer av tegningsunderlag under produksjonsfasen
Ønskelig situasjon:
< 2 % endringer på tegningsgrunnlag fra tegningsstatus: Godkjent produksjonsunderlag
Analyse av problemet:
Endringer viser seg til å være > 10 % av tegningene.
Tegningen blir ikke tverrfaglig kontrollert.
Grensesnitt mot leverandør av kjølesystem blir ikke identifisert i prosjekteringsfasen
Hva må gjøres:
Tiltak 1:
Utarbeide en prosedyre for tverrfaglig kontroll
Tiltak 2:
Levarandører settes på distribusjonslisten for tegningskontroll
Ledergruppa beslutter at begge tiltakene skal iverksettes. Så enkel kan en forbedringsmetode være!
A3 prosessen er hensiktsmessig for å analysere problemer og utarbeide forslag til forbedringstiltak. Det handler også mye om å få kvalitetsforbedring på agendaen på avdelings- og/eller ledermøter.
Data for kvalitetsforbedring kan ofte være selvsagte som f.eks.:
- Kundeklager
- Store reklamasjonssaker.
- Tapsbringende prosjekter
I andre tilfeller trenger man data eller trendanalyser, f.eks.:
- Feilstatistikk på fakturaer
- Trender i avvikssystemet
- Plukkfeil på lager
- Statistikk på returer
- Rapport til ledelsens gjennomgåelse (f.eks. ½ årlig)
En brainstorming på et avdelingsmøte kan også være en form for avviksanalyse der man i fellesskap vurderer omfang av avvik og feil ved arbeidssituasjoner.
Det er en fordel at man ikke har for mange forbedringsprosjekter på gang samtidig da de krever en del ressurser fra bedriftens medarbeidere.
Et godt prinsipp kan være at hver avdeling/funksjon/prosess skal ha et primært forbedringsprosjekt til enhver tid, og et sekundært et som ligger på tur. Dette er kontinuerlig forbedring.
KISS = Keep It Small and Simple
Er et prinsipp man følge innen kvalitetsledelse og kvalitetssikring