For ti måneder siden sjøsatte Color Line sitt nyeste flaggskip, Color Fantasy. Og det skal god fantasi til for å finne noe som mangler på dette praktfulle cruiseskipet. Ja, vi kan gjerne kalle Color Fantasy et cruiseskip, for eierne og ledelsen har hentet inspirasjon og idéer fra nettopp cruiseskipene i Karibien, og har til og med etablert en cruiseskole for nyansatte for å oppgradere servicegraden og kundepleien ombord. Så nå er det nærmest som et cruise å ta en svipptur tur/retur Kiel – også for dem som er ombord på kurs eller messe. Hvis de bruker fasilitetene slik de er ment, og bør brukes.
Utbytterik messe
-Ja, her bør ledelsen eller arrangøren tenke riktig. Ombord på Color Fantasy er det et så stort og variert tilbud både på underholdning og aktiviteter at det er viktig at også kurs- og messedeltakere får med seg en del av dette, og ikke blir sittende i et møterom hele veien fram og tilbake til Kiel. Da kan møter eller messer like gjerne legges et annet sted, sier Camilla Håltem, som er salgssjef for spesialarrangement hos Color Line.
-Men planlegger man dette riktig, så får deltakerne en flott, minnerik og utbytterik opplevelse. For ombord i Color Fantasy mangler det ikke på noe. På dekk 5 har vi f.eks. et helt bildekk på 1320 m2 til messeområde, enkelt å frakte materiell inn og enkelt å rigge, sier hun.
Og bildekket er ikke slik vi normalt forbinder med et skittent, oljeflekket bildekk ombord i en bilferge. Her er det lyst og hvitmalt med informasjonsskranker, skinner i taket til skillevegger eller spotlights og muligheter for å skille av området i mindre enheter avhengig av omfanget på messen. Lyst og innbydende.
-Her kan vi betjene messearrangement på opptil 580 personer. Vi legger teppe på hele gulvflaten, takhøyden er mellom 2,10 og 2,70 meter, vi tilbyr internetttilgang både trådløst og stasjonært, GSM telenett, 150 strømpunkter spredt på området med 230 volt, tilgang på vann, trykkluft og aircondition. Alt inkludert.
God planlegging
Er det større messer som planlegges velger ofte arrangøren, og også detakere, å bli med på turen før for å se på detaljer og meisle ut en endelig plan. Det er tross alt litt annerledes å skulle arrangere messe ombord i et skip. Ombordlasting av utstyr må gjøres på fire timer, mellom kl 10:00 og 14:00. Da kaster vi loss. Derfor er logistikk på dette området ekstremt viktig. Men vi har utarbeidet en lasteliste for kundene, som er ment som et verktøy eller oppskrift på hvordan og i hvilken rekkefølge det er best å laste messeutstyret ombord. Følges denne sånn noenlunde vil man for det første få alt ombord innen vi seiler, og det blir lettere å rigge i timene etter avgang. Og vi bidrar ellers med vår erfaring og ekspertise, så alt skal gå så glatt og greit som mulig. Vi har etter hvert opparbeidet oss en svært god erfaring på dette området, med omtrent fulltegnede bestillingslister siden vi sjøsatte Color Fantasy. Og vårt messetilbud er så populært at vi er bortbestilt i lang tid fremover, smiler Camilla. Det er tydelig at Color Line har et svært populært tilbud for messearrangører. Bedrifter som .............. har valgt å legge messene sine til Color Fantasy. I tillegg til messetilbudet har skipet et fantastisk konferansesenter som er viet hele 12. dekk.
Elegant konferanseområde
Konferansesenteret har et elegant resepsjonsområde hvor du blir tatt godt imot av de fire vertene. Totalt er det 16 rom i dette senteret - 12 fleksible møterom, 2 styrerom og 2 plenumssaler. Langs babord side finner vi først styrerommene med plass til henholdsvis 12 og 18 personer rundt langbordene, og med alt av moderne teknisk utstyr tilgjengelig og med fantastisk utsikt over havet og inn og utseilinger gjennom vinduer fra gulv til tak. Videre følger tre mindre møterom med navnet Stortinget 1, 2, og 3, og som kan slås sammen til to eller ett møterom. Ved siden av Stortinget ligger Bundestag som også består av tre fleksible møterom. Krysser du over til styrbord side så finner du Parliament og Congress fordelt på tre og tre fleksible møterom, med den samme flotte panoramautsikten. Deretter følger et hyggelig sosialt mingleområde hvor pausene tilbringes rundt små høye bord. I dette området kan man også ha små stands hvor produkter kan presenteres. Eller få servert en velkomstdrink eller en deilig lunsj. Mellom Stortinget og Bundestag ligger et lite kjøkken med forbindelse til hovedkjøkkenet. Herfra kan omtrent hva som helst serveres kursdeltakerne. I sentrum av konferanseområdet ligger det et auditorium med plass til 280 mennesker, og som kan deles i to dersom det er mindre grupper eller to kurs som holdes. Bak auditoriet ligger kinoen med plass til 72 mennesker, og som også kan brukes som auditorium hvis det er behov for det.
-Og skulle det være behov for et enda større lokale for å kjøre en større presentasjon, så er det fullt mulig å ta heisen ned til Fantasy Show Lounge helt forut på 7. dekk. Her er det plass til 440 personer, og fullt teknisk utstyrt. Men denne salen kan kun brukes på dagtid. Om kvelden er det show og dans her, forteller Camilla.
Det beste av det beste
-Totalt dekker konferanseområdet 1600 m2 og har en kapasitet på 850 mennesker. De 12 fleksible møterommene alene kan huse 470 peroner på det meste, og i dette senteret kan vi kjøre en rekke parallelle kurs. Senteret er utstyrt med det aller nyeste innenfor AV-utstyr. Alle møte- og konferanselokalene kan utstyres med talerstol, mikrofonanlegg med trådløse mikrofoner, data og videoprojektor, trådløst nettverk(WLAN), TV, videospiller, overheadprojektor, whiteboard mm. Vi tilbyr også utstyr for produksjon av overheads, og kopiering, og det er egen internettkafé i mingleområdet i konferansesenteret. Så her mangler det ikke på noenting. Og skulle det være spørsmål eller behov for noe annet, så står våre fire verter klare til å svare på alle spørsmål, sier hun.
Og ikke bare er det teknisk fullkomment, men omgivelsene er også de aller beste. Fargene er delikate og rolige, møblene elegante, lyssettingen er optimal og de takhøye vinduene som dekker ytterveggene i alle møterommene gir naturlig lys og en praktfull utsikt.
Alt under ett tak
-Den største fordelen ved å legge en messe eller konferanse til Color Fantasy er at du har alt samlet på ett sted. Derfor er det også perfekt for relasjonsbygging, enten det handler om en kick-off, konferanse, kundemøte eller messe. Ønsker du et større sosialt opplegg rundt arrangementet, så har du en rekke større restauranter, eller du vil ha et litt mindre og intimt opplegg, så har du muligheten i f.eks. gourmetrestauranten.
Det er selvfølgelig litt stress i forbindelse med ombordlasting av utstyr til en større messe. Fordelen er at kunden tvinges til å planlegge godt. Når du først er ombord og skipet har kastet loss, så er fokus på messen. Du kan ikke løpe fram og tilbake etter glemte saker. Men da kan du også slappe bedre av og konsentrere deg om kundene. Du er raskere i gang, og kan bruke tiden optimalt, sier Camilla Håltem, og legger til at kurs og messekonseptet til Color Fantasy har vært en suksess fra dag én. Her har Berthel O. Steen holdt bilutstilling, Diplom Is en kick-off, og tekstilmessen Fashion Fantasy Week ble arrangert ombord – med stor suksess. For bare å nevne noen av de mange arrangementene som har vært holdt ombord.
-Vi har nærmest fulltegnet på hver seiling. Mange har sett fordelen av å samle alt under ett tak. Og det hyggelige er at kundene kommer igjen og igjen. Det setter vi pris på.