Vi har listet opp 5 verktøy som kan være med på å gjøre din hverdag som en prosjektleder litt enklere:
1. Miro
Først ut er Miro, et gratis samarbeidsverktøy (har betalt versjon også), som lar deg samarbeide visuelt når og hvor som helst på tvers av bedriften – perfekt nå som de fleste av oss jobber hjemmefra! Miro kan brukes til alt fra gjennomføring av møter og workshops, brainstorming, agile metoder, strategi og planlegging til visuell kartlegging ved bruk av ulike diagrammer. Vi i styret i Young Crew har, siden nye koronatiltak som gjorde det vanskelig for oss å møtes fysisk, brukt dette verktøyet til planlegging og gjennomføring av oppgaver. Vi kan anbefale dette verktøyet videre!
2. Planview Projectplace
Planview Projectplace brukes til å planlegge og organisere arbeid med team i og utenfor din organisasjon. Projectplace tilbyr et bredt spekter av kraftige arbeids- og prosjektstyringsverktøy som gjør det mulig for tradisjonelle og tilfeldige prosjektledere å planlegge prosjekter og oppgaver, samarbeide på dokumenter og spore teamets fremdrift ved hjelp av integrerte Kanban-paneler, Gantt-diagrammer og kommunikasjonsverktøy.
3. Lucidchart
Lucidchart er et veldig godt verktøy for å tegne opp visuelle Gantt charts, flow charts og WBS (work breakdown structure). Det er også et godt visuelt verktøy man kan bruke for å tegne opp forskjellige prosesser i prosjektet som oversikt over styringsstrukturer, forskjellige frister eller over arbeidspakkene i prosjektet og hvordan de henger sammen.
4. Work Breakdown Structure
WBS er et enkelt verktøy som du kan bruke for å legge opp en oversikt over arbeidet og dets oppgaver og arbeidspakker. Begynn med å definere omfanget av prosjektet ditt før du videre definerer grupperingene av arbeidet og arbeidspakkene. I eksempelet under så er alle de små boksene uten fyll i forskjellige farger en arbeidspakke/oppgave. Disse kan du brette ut i en Gantt chart.
5. Gantt chart template:
Her finner du en Gantt chart template, som er både gratis og lett å bruke. Men ønsker du å lære hvordan man setter opp en Gantt chart? Det enkle er ofte det beste: bruk excel. Excel kan brukes til mye innen prosjektledelse. Er du i tvil om hvordan man lager en Gantt chart fra begynnelse til slutt – se på denne YouTube videoen, og etter åtte minutter kan du lage din egen og redigere som du vil! Du kan også bruke arbeidspakkene fra WBS som utgangspunkt i oppgavene du legger opp i Gantt charten.
Et tips: Hvis du står fast så er det ofte pga start og sluttdato på arbeidspakkene ikke er gjort om fra general til number (tid 6.15 i videoen) og at du har lagt inn feil dato på noen av arbeidspakkene. Dobbeltsjekk dette og lek deg litt frem.
Har du dårlig tid så anbefaler vi å bruke en gratis template.
Vi håper du lærte noe nytt du kan ta med deg inn i hverdagen som prosjektleder i 2021!