Vi anerkjenner gjerne prosjektlederen som en viktig brikke i prosjektarbeidet, men ikke undervurder betydningen av å ha en engasjert og målrettet prosjekteier. Som prosjekteier har du avgjørende betydning for prosjektets suksess.
Det krever at du har et bevisst forhold til dine ansvarsområder og et ektefølt engasjement for at prosjektet når sine mål. Og ikke minst at du evner å ta prosjektet helt i havn når det gjelder måloppnåelsen.
Prosjekteier, ikke prosjektleder:
Prosjektlederrollen har de fleste av oss god kjennskap til, men mange er kanskje mer usikre på hva som egentlig er ansvarsområdene til prosjekteieren. En del prosjekteiere har dessverre en tendens til å gjøre litt lite ut av seg, og mange har sikkert vært involvert i prosjekter der de ikke engang vet hvem som var prosjekteier. Og det er her de virkelige gevinstene kan gå tapt.
• Prosjekteieren og prosjektlederen har ansvar for ulike deler av prosjektarbeidet, og det kan ikke være samme person som har de to funksjonene. De har hver sine roller, som utfyller hverandre.
• Prosjekteieren har ansvaret for at det settes riktige mål for prosjektet, og i neste omgang for at prosjektet når sine effektmål. Vedkommende fungerer som et bindeledd mellom prosjektet og ledelsen, og skal sørge for at man oppnår ønsket gevinstrealisering. Prosjekteieren kan være en enkeltperson eller en styringsgruppe.
Prosjektlederen er mer operativ og har ansvaret for den daglige driften av prosjektet. Vedkommende har ansvar for at prosjektet når sine resultatmål innenfor de rammene som er gitt med tanke på omfang, tid og pris. Prosjektlederen bør ha fullmakt til å ta avgjørelser fortløpende så lenge arbeidet utføres i henhold til prosjektplanen, men rapporterer til prosjekteier ved avvik.
Mens prosjektlederen har ansvaret for resultatmålene, har altså prosjekteieren ansvar for effektmålene og gevinstrealiseringen. Som prosjekteier har du et overordnet ansvar og skal utøve kontroll og styring, mens prosjektlederen drifter prosjektet fra dag til dag.
Sikre fremdriften etter målene
Prosjekteieren er den som formelt styrer prosjektet fra fase til fase. Som prosjekteier godkjenner du prosjektplanen, og det er du som skal godkjenne oppstart og fullføring av de ulike prosjektfasene og til slutt avslutning av prosjektet.
Det er også prosjekteierens ansvar å sikre at både planen og gjennomføringen er i tråd med bedriftens mål, og at gevinstene realiseres etter prosjektets effektmål.
Som prosjekteier skal du også sikre at:
• prosjektet er forretningsmessig forankret fra start til slutt
• grunnlaget for å oppnå ønsket gevinst er til stede
• lover og interne retningslinjer blir fulgt, for eksempel med tanke på HMS, rutiner og innkjøpsreglement
• relevant informasjon om fremdriften kommuniseres til interne og eksterne interessenter
• ressursene utnyttes effektivt, ikke minst på tvers av prosjekter dersom bedriften har flere prosjekter som pågår parallelt
• en uavhengig part utfører kvalitetssikring i tillegg til den interne kvalitetssikringen
Deleger når du kan, styr når du må:
Selv om det er prosjekteier som er formelt ansvarlig for gjennomføringen av prosjektet, er det prosjektleder som har det praktiske ansvaret for at oppgavene blir utført.
Vær bevisst på at ditt ansvar er på et mer overordnet nivå. Forhåpentligvis har du en prosjektleder du stoler på. Da kan du balansere behovet for innsyn og kontroll og la prosjektlederen gjøre jobben sin. Det vil si at prosjektlederen bør gis fullmakt til å håndtere mindre endringer i det daglige, mens prosjekteier involveres ved større endringer eller utfordringer.
Slik delegering av ansvar er mer effektivt for alle parter. Det er ikke hensiktsmessig bruk av tid og ressurser at prosjekteier blander seg i detaljene ved den daglige driften. Det er unødvendig tidsbruk av prosjekteieren, og det stjeler også tid fra prosjektlederen hvis hun eller han må rapportere for ofte til prosjekteier eller diskutere for mange avgjørelser.
Vær engasjert og involvert:
At du delegerer driftsoppgaver og detaljstyring, betyr ikke at du ikke skal være involvert. Tvert imot er det av stor betydning at prosjekteier engasjerer seg i teambygging og utvikling.
I 2010 utførte Norsk senter for prosjektledelse en undersøkelse om forholdet mellom prosjekteier og prosjektleder. Det viste seg da at problemet sjelden er at prosjekteieren blander seg for mye, men heller at vedkommende er «svak» og lite synlig.
Det som fungerer best, er når det er et godt samarbeid og en fornuftig arbeidsdeling mellom prosjekteier og prosjektleder. Klare retningslinjer for prosjekteierens rolle gir større sannsynlighet for prosjektsuksess.
En annen ting undersøkelsen avdekket, var at sosialisering er av stor betydning. De mest vellykkede prosjektene hadde prosjekteiere som deltok i sosialiseringsaktiviteter, motiverte prosjektdeltakerne og la mer vekt på sosialisering enn kontroll.
Vellykket prosjekteierstyring innebærer altså at du:
• etablerer gode rutiner for samarbeid med prosjektlederen
• har tett kontakt med prosjektlederen
• sørger for god kommunikasjon mellom ulike interessenter
• bidrar til en god teamkultur og evner å motivere
• deltar i sosialiseringsaktiviteter
• legger mindre vekt på kontroll
En ikke ukjent problemstilling er at prosjekteieren involverer seg for sent. Han eller hun er ganske usynlig fra starten og kommer først på banen når det har oppstått et større problem. Denne typen situasjoner der prosjekteieren hopper inn som «brannslukker» i siste liten, er åpenbart ikke god prosjektstyring. Det er unødvendig å havne i denne situasjonen. Ved å være involvert og ha kontroll på utviklingen underveis i prosjektet vil du kunne ta tak i problemene før de blir for store. I beste fall kan du kanskje hindre at det blir et problem i det hele tatt.
Balanser ulike perspektiver:
Et prosjekt vil alltid ha ulike interessenter som sitter på hver sin kant med ulike forventninger og ulike meninger om hva som er viktig. Som prosjekteier er du nødt til å ivareta flere ulike interesser.
Ledelsen og eierne vil være opptatt av at prosjektet er lønnsomt og gir de gevinstene de har blitt forespeilet, og at alle deler av prosjektet er i tråd med bedriftens mål og retningslinjer. For denne gruppen er det også viktig at du følger tett opp underveis i prosjektet og sørger for å holde risikoen lav. De ønsker gjerne også å holdes fortløpende orientert om endringer og milepæler.
For brukerne eller kundene er det viktigste at sluttproduktet gir dem verdi – at det innebærer en forbedring for dem. De er ikke direkte involvert i prosjektet, men deres mening er på mange måter alt som betyr noe til slutt. Deres opplevelse vil avgjøre om dere når effektmålet og realiserer ønsket gevinst.
Leverandører kan også ha en viktig rolle i prosjektet. For leverandøren handler alt om å gjennomføre. Her er det din jobb å sikre kvaliteten i gjennomføringen, blant annet ved å sørge for at prosjektet har de nødvendige ressursene.
Prosjektgruppen kan også sies å være en interessent. Du har det overordnede ansvaret for at de jobber under gode forhold, at de får brukt sin kompetanse på en god måte, og at de trives.
Fra start til slutt, og enda litt lenger:
En prosjekteier må altså være «på ballen» fra før prosjektet er igangsatt, til etter at det er ferdig.
Vi har sagt at en av oppgavene til prosjekteieren er å sette i gang prosjekter, men husk at det noen ganger kan være viktig og riktig å ikke sette i gang et prosjekt. Du skal være med og vurdere om et prosjekt er bærekraftig, gjennomførbart og har en realistisk mulighet for gevinst. Har det ikke det, bør du ikke anbefale at det settes i gang.
Prosjekteierens rolle forsvinner heller ikke i det prosjektet er fullført. Prosjektet forventes å gi gevinst også etter at prosjektfasen er over, og det er din jobb å følge opp dette og sørge for at gevinstene fortsetter å realiseres.
Klarer du å styre prosjektet stødig gjennom de ulike fasene og aldri miste det endelige målet av syne, øker du sannsynligheten for et vellykket prosjekt som leverer gevinster i lang tid.
Målgruppe
Prosjektledere