Vi tilbyr kurs i ta dagen din tilbake med Outlook på nivå 3 for bedrifter. Du lærer å jobbe strategisk og proaktivt, og hvordan du kan avslutte dagen med en tom innboks. Du får langt bedre oversikt mht morgendagens utfordringer og vil kunne spare et betydelig antall arbeidstimer hver uke.
Kursinnhold:
Generelle råd mht å organisere informasjon:
• Fra/på hvilke steder mottar / samler du e-post, avtaler, oppgaver og dokumenter
• Er alt du mottar / samler formålstjenelige for deg
• Hvilke overordnede mål har du på jobben og privat
• Lær forskjellen på referanseinfo og handlingsinfo
• Slik bør du lagre e-post, filer og papirdokumenter
• Oppskrift for å bli kvitt alt det gamle (filer, e-post og oppgaver) som du egentlig ikke trenger
Hvordan finne rett informasjon (e-post, filer osv) til rett tid:
• Hvordan bør elementene i Innboksen vises
• Bruk av automatisk formatering i Outlook (som f.eks gjør alle e-post til deg ”blå”)
• Sortering av e-post på flere nivåer
• Bruk av søkemapper
• Unngå å bla i endeløse undermapper når du åpner / lagrer dokumenter
• Hold tingene du bruker mest, lett tilgjengelig
Viktige innstillinger i Outlook:
• Visning av mapper i Outlook, og antall elementer i mappen
• Bør kalenderen være standard oppstartsbilde i Outlook
• Skreddersy Kalenderen og Gjøremålslisten til ditt personlige kontrollpanel
Råd mht skriving av e-post m.m.
• Om bruk av Til-, Kopi- og Blindkopi-feltene
• Om bruk av Emnefeltet
• Om utforming av meldingsteksten
• Om bruk av vedlegg og hyperlinker
• Smart bruk av signaturer
• Spar tid ved å bruke ferdige e-postmaler
• Bruk av svaralternativer
• Råd mht skriving av oppgaver
Råd mht sending av e-post:
• Om bruk av distribusjonslister
• Kreve lesebekreftelse
• Angivelse av holdbarhetsdato
• Angi viktighet
• Benytte angrefrist før e-posten fyres av
• Generelt om ”e-post vett”
Andre nyttige muligheter:
• Om bruk av Fraværsassistenten
Møteplanlegging, -innkallelser og møtenotater:
• Slik kaller du inn til møter - hvilke møterom er ledige og hvem har ledig tid
• Ta møtenotater via OneNote raskt og effektivt
• Samle møtenotater og møter i Outlook
• Få med absolutt alt fra et møte
• Ha maks kontroll på det du lover å gjøre i etterkant av møter
• Innhenting av info fra kilder som for eksempel internett har aldri vært enklere
• Slik finner du data i tidligere møtenotater
Råd mht daglig prosessering av e-post:
• Når bør du behandle e-post i Innboksen
• Hvordan kategorisere Gjøremålslisten (To do bar)
• Overføring av e-post til Gjøremålslisten
• De 4 D-er for decision making: "Delete it, Do it, Delegate it, Defer it"
• Avslutt dagen med en tom innboks
Prioritere og planlegge dagen ut fra Outlook-Kalenderen
• Sjansene for å få gjort en oppgave er 75% større, hvis den ligger i Kalenderen
• Planlegge både jobbaktiviteter og private
• La ikke e-post styre deg - Slik jobber du strategisk og proaktivt
• Planlegge gjennomføring av periodiske gjøremål
• Slik håndterer du avbrytelser, utrykninger og ad-hoc oppgaver
• Daglig bruk av Gjøremålslisten
• Periodisk revidering / kontroll av Gjøremålslisten
Målgruppe for kurset:
Bedrifter
Forkunnskaper:
• På nivå med KnowledgeGroup sine grunnkurs i Outlook, eller tilsvarende kjennskap til programmet.
Kursmateriell:
Kursavgiften inkluderer:
• Førsteklasses kursdokumentasjon
• Gratis tilgang til KnowledgeStream, instruktørens korte "how-to"-videoklipp av kursets temaer i 6 måneder.
• Gratis support i 6 måneder
Eksamen / sertifisering:
Kursbevis