Outlook kurs - Ta dagen din tilbake, nivå 3, bedriftsinternt



Kursarrangør: KnowledgeGroup
Sted: Hele landet, Vi kommer til din bedrift
          
Type:Bedriftsinternt / Større grupper
Undervisningstid: Ta kontakt for avtale
Varighet: 1 dag
Pris: Avtales

Vi tilbyr kurs i Outlook nivå 3 for bedrifter. Kan du de grunnleggende funksjonene i Outlook, men ønsker å få mer kontroll over e-post, kalender og oppgaver? Ønsker du noen tips til hvordan du kan tilpasse Outlook for å få bedre oversikt over hverdagen? Da er Ta dagen din tilbake kurset for deg!

Kursinnhold:

Generelle råd mht å organisere informasjon:
• Fra / på hvilke steder mottar / samler du e-post, avtaler, oppgaver og dokumenter
• Er alt du mottar / samler formålstjenelige for deg
• Hvilke overordnede mål har du på jobben og privat
• Lær forskjellen på referanseinfo og handlingsinfo
• Slik bør du lagre e-post, filer og papirdokumenter
• Oppskrift for å bli ”kvitt” alt det gamle (filer, e-post og oppgaver) som du egentlig ikke trenger

Hvordan finne rett informasjon (e-post, filer osv) til rett tid:
• Hvordan bør elementene i Innboksen vises
• Bruk av automatisk formatering i Outlook (som f.eks gjør alle e-post til deg ”blå”)
• Sortering av e-post på flere nivåer
• Bruk av søkemapper
• Bruk av metadata (nøkkelord / tagger)
• Unngå å bla i "endeløse" undermapper når du åpner / lagrer dokumenter
• Hold tingene du bruker mest, lett tilgjengelig

Viktige innstillinger i Outlook:
• Visning av mapper i Outlook, og antall elementer i mappen
• Bør kalenderen være standard oppstartsbilde i Outlook
• Skreddersy Kalenderen og Gjøremålslisten til ditt personlige ”kontrollpanel”

Råd mht skriving av e-post m.m.
• Om bruk av Til-, Kopi- og Blindkopi-feltene
• Om bruk av Emnefeltet
• Om utforming av meldingsteksten
• Om bruk av vedlegg og hyperlinker
• Smart bruk av signaturer
• Spar tid ved å bruke ferdige e-postmaler
• Bruk av svaralternativer
• Råd mht skriving av oppgaver

Råd mht sending av e-post:
• Om bruk av distribusjonslister
• Kreve lesebekreftelse
• Angivelse av holdbarhetsdato
• Angi viktighet
• Benytte angrefrist før e-posten ”fyres av”
• Generelt om ”e-post vett”

Andre nyttige muligheter:
• Om bruk av Fraværsassistenten

Møteplanlegging, -innkallelser og møtenotater:
• Slik kaller du inn til møter - hvilke møterom er ledige og hvem har ledig tid?
• Forvaltning av møterom
• Ta møtenotater via OneNote raskt og effektivt
• Samle møtenotater og møter i Outlook
• Få med "absolutt alt" fra et møte
• Ha maks kontroll på det du lover å gjøre i etterkant av møter
• Innhenting av info fra kilder som for eksempel internett har aldri vært enklere
• Slik finner du data i tidligere møtenotater

Råd mht daglig prosessering av e-post:
• Når bør du behandle e-post i Innboksen
• Hvordan kategorisere Gjøremålslisten (To do bar)
• Overføring av e-post til Gjøremålslisten
• De 4 D-er for decision making: "Delete it, Do it, Delegate it, Defer it"
• Avslutt dagen med en tom innboks!

Prioritere og planlegge dagen ut fra Outlook-Kalenderen:
• Sjansene for å få gjort en oppgave er 75% større, hvis den ligger i Kalenderen
• Planlegge både jobbaktiviteter og private?
• La ikke e-post styre deg - Slik jobber du strategisk og proaktivt
• Planlegge gjennomføring av periodiske gjøremål
• Slik håndterer du avbrytelser, "utrykninger" og ad-hoc oppgaver
• Daglig bruk av Gjøremålslisten
• Periodisk revidering / kontroll av Gjøremålslisten

Målgruppe for kurset

Bedrifter

Forkunnskaper:
• På nivå med KnowledgeGroup sine grunnkurs i Outlook, eller tilsvarende kjennskap til programmet.

Eksamen / sertifisering

Kursbevis

Vis flere tilsvarende kurs: